9 bước đo và cải thiện hiệu quả đầu tư chuyển đổi số

Khi các dự án chuyển đổi số tăng quy mô, việc chứng minh hiệu quả đầu tư (ROI) hấp dẫn là rất quan trọng để đội ngũ chuyển đổi số có thể kiếm được hỗ trợ và tài trợ cho các dự án kỹ thuật số bổ sung. Tuy nhiên, nhiều công ty đang không chú trọng tới các cách thức đo lường hiệu quả đầu tư và cải thiện nó theo thời gian.

Chuyển đổi số được định nghĩa là quy trình ứng dụng các công nghệ sáng tạo mới hoặc hiện có nhằm cải thiện hoặc tạo ra quy trình, sản phẩm hoặc trải nghiệm cuối cùng và thúc đẩy giá trị của doanh nghiệp. Các dự án chuyển đổi số thường đề ra một số mục tiêu bao gồm tăng doanh thu, cải thiện trải nghiệm khách hàng, giảm chi phí và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Các doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận thì sẽ muốn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp mình, còn các tổ chức phi lợi nhuận thì sẽ muốn hoạt động hiệu quả hơn.

Khi các doanh nghiệp được hỏi về ưu tiên trên tổng thể trong hoạt động kinh doanh, sự hài lòng của khách hàng đứng đầu danh sách. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên vì phần lớn các dự án chuyển đổi số mà chúng ta thấy đều tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, 65% doanh nghiệp cho biết họ có dự án chuyển đổi số đang được tiến hành hoặc đã lên kế hoạch. Mục tiêu của họ là sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, hệ thống phân tích và tự phục vụ để cải thiện tương tác với khách hàng, mang lại hiệu quả đầu tư có thể được đo lường theo nhiều cách.

Làm cách nào để tính toán hiệu quả đầu tư trong chuyển đổi số?

Xu hướng của một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp là luôn cho rằng một dự án chuyển đổi số phải được thiết lập và vận hành càng sớm càng tốt, thêm vào đó, cần phải hướng tới các đối thủ cạnh tranh đã có sẵn lộ trình chuyển đổi số. Nhưng các dự án chuyển đổi như cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc tăng hiệu quả khi áp dụng công nghệ mới đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận – bắt buộc phải thực hiện chậm và có phương pháp để tính toán hiệu quả đầu tư thực tế.

Dưới đây là 9 bước bạn cần thực hiện để tính toán và cải thiện hiệu quả đầu tư trong chuyển đổi số, sử dụng một ví dụ trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe làm mô hình mẫu.

1. Xác định dự án

Cần phải xác định được vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh. Đối với bước đầu tiên này, hãy nghĩ về cách có thể sử dụng công nghệ hiện có hoặc công nghệ mới để giúp mô hình kinh doanh của bạn thích ứng tốt hơn với điều kiện thị trường. Ví dụ, đại dịch Covid-19 không chỉ buộc nhiều doanh nghiệp phải triển khai các hệ thống cho phép nhân viên làm việc từ xa, nó còn mở ra nhiều cơ hội kinh doanh khác.

• Các nhà máy chưng cất điều chỉnh (pivot) từ sản xuất rượu mạnh sang sản xuất nước rửa tay sát khuẩn để đáp ứng tình trạng thiếu hụt ngoài thị trường.
• Bị ảnh hưởng bởi tình trạng giãn cách xã hội kéo dài, một số nhà hàng đã chuyển hướng sang giao đồ ăn được chế biến sẵn.
• Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, một phòng khám y tế có thể xác định cơ hội để mở một lĩnh vực kinh doanh khám chữa bệnh từ xa để phục vụ những bệnh nhân không thể đến phòng khám và có thể được phục vụ từ xa.

2. Xem xét các mục tiêu kinh doanh

Cần phải quyết định chọn các mục tiêu kinh doanh mà dự án nên hướng đến. Đặt ra câu hỏi liệu nó có thể làm tăng doanh thu, giảm chi phí, cải thiện đánh giá của khách hàng hay tăng năng suất của nhân viên không? Trong ví dụ về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, mục tiêu có thể là tăng số lượng bệnh nhân được khám mỗi giờ, từ đó tăng doanh thu. Việc thêm các dịch vụ khám chữa bệnh từ xa cũng có thể cải thiện chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của bệnh nhân, dẫn đến sẽ nhận được nhiều lượt giới thiệu hơn.

3. Xác định chỉ số đo lường hiệu quả đầu tư

Các số liệu đầu tư thường phải chi tiết và có thể bao gồm cả công nghệ và dịch vụ, bao gồm cơ sở hạ tầng mạng lưới, ứng dụng, công cụ giám sát và bảo mật, thêm cả chi phí cho nhân sự thực hiện dự án, dịch vụ bán hàng trực tiếp, dịch vụ khách hàng, quảng cáo / tiếp thị kỹ thuật số, chi phí tăng độ nhận biết và chấp thuận của người tiêu dùng, và chi phí tư vấn. Trong ví dụ về phòng khám y tế, giả sử chi phí cho cơ sở hạ tầng ban đầu và các chi phí tiếp thị liên quan để bắt đầu một dịch vụ từ xa là 320.000 đô la, bên cạnh đó, chi phí duy trì liên tục để hỗ trợ hệ thống là 65.000 đô la.

4. Xác định chỉ số đo lường có giá trị

Cần phải xác định các chỉ số cần thiết để đưa ra được con số lợi tức của khoản đầu tư đã được lập ngân sách. Ví dụ như các số liệu cần thiết để chỉ ra xem các mục tiêu kinh doanh đã xác định trong dự án phòng khám y tế sẽ thành công hay thất bại bao gồm: số lượng bác sĩ, số lượng bệnh nhân khám mỗi ngày, doanh thu trung bình trên mỗi bệnh nhân, điểm đánh giá mức độ hài lòng của bệnh nhân và số lượt giới thiệu trên mỗi bệnh nhân.

5. Thiết lập một khoảng thời gian để hoàn thành dự án

Các bên liên quan tài trợ vốn cho các dự án này thường không có đủ kiên nhẫn để chờ đến khi có kết quả và khoảng thời gian trung bình để hoàn thành một dự án là sáu tháng. Do đó, khi tính toán các số liệu, hãy bắt đầu bằng cách ghi nhận các chỉ số cơ bản (số liệu ngày hôm nay là bao nhiêu?) để có cơ sở so sánh một khi dự án hoàn thành.

• Ghi nhận dữ liệu. Ví dụ một cơ sở khám chữa bệnh với 04 bác sĩ, mỗi bác sĩ thường khám 20 bệnh nhân mỗi ngày, với doanh thu trung bình trên mỗi bệnh nhân là 350 đô la. Doanh thu hàng năm là 7,28 triệu đô la. Với dịch vụ khám bệnh từ xa, phòng khám có thể khám 2,5 bệnh nhân mỗi giờ, với doanh thu trung bình cho mỗi bệnh nhân là 200 đô la. Bây giờ tổng doanh thu hàng năm là 8,32 triệu đô la, hoặc tăng 1,04 triệu đô la mỗi năm.
• Tính hiệu quả đầu tư. Trong năm đầu tiên, chi phí là 320.000 đô la, nhưng tính toán doanh thu chỉ tính trên sáu tháng vì còn mất thời gian để thiết lập hệ thống cho mô hình khám bệnh từ xa. Vì vậy, lợi tức là 200.000 đô la, có nghĩa là chi phí đầu tư vẫn chưa được hoàn lại. Tuy nhiên, đến năm thứ hai, hiệu quả đầu tư là toàn bộ doanh thu trừ đi chi phí, con số tính ra là 975.000 đô la.
• Xác định các lợi ích kinh doanh bổ sung trong chuyển đổi số. Một số lợi ích thì có thể khó định lượng ban đầu và cũng có thể cần đến các công cụ mới để có thể theo dõi, do đó, mô hình kinh doanh phải tính đến các tình huống “nếu xảy ra”. Ví dụ: phòng khám này biết rằng họ nhận được trung bình 0,3 lượt giới thiệu từ mỗi bệnh nhân, từ đó họ có thể theo dõi xem liệu con số này có tăng lên với phương pháp chăm sóc sức khỏe từ xa mới hay không, và liệu những lượt giới thiệu đó có phải là đến từ một bệnh nhân sử dụng dịch vụ hay không. Nếu đúng như vậy, chủ dự án có thể nhận thêm doanh thu bổ sung từ các bệnh nhân được giới thiệu vào chương trình, ghi nhận nhiều thành công hơn nữa.

Bạn có thể cải thiện hiệu quả đầu tư trong chuyển đổi số bằng cách nào?

Có nhiều yếu tố bổ sung sẽ tính vào hiệu quả đầu tư, chẳng hạn như khấu hao, giá trị hiện tại ròng (net present value), chi phí phụ trợ bổ sung phát sinh. Điều quan trọng là cần phải đo lường các số liệu cơ bản, theo dõi chi phí và khoảng thời gian dự kiến để hoàn thành dự án, và cũng cần ghi nhận lại thành công trong dài hạn. Điều quan trọng là phải tìm cách cải thiện mỗi dự án chuyển đổi số mới, làm sao để kết quả kinh doanh ngày càng trở nên thuyết phục hơn nhằm hỗ trợ cho dự án tiếp theo.

Thực hiện theo các mẹo sau để cải thiện hiệu quả đầu tư trong các dự án chuyển đổi số của bạn.

6. Xây dựng mô hình hiệu quả đầu tư của bạn trước thời hạn

Sử dụng các số liệu ước tính để đảm bảo rằng bạn đang theo dõi tất cả các chỉ số thích hợp. Không ai muốn đến cuối dự án lại nhận ra rằng lẽ ra nên thu thập những số liệu ngay từ đầu nhưng lúc đó đã quá muộn.

7. Truyền thông về dự án

Một trong những lý do lớn nhất khiến các dự án chuyển đổi số cùng với hiệu quả đầu tư được lên kế hoạch, cuối cùng lại không thành hiện thực là do nhân viên hoặc khách hàng không biết có một công nghệ hoặc quy trình mới mang lại lợi ích cho họ. Văn hóa doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của các dự án chuyển đổi số. Thông thường, càng có nhiều người bị ảnh hưởng bởi dự án chuyển đổi, thì hiệu quả đầu tư mang lại càng lớn.

8. Hãy dành thời gian để lập kế hoạch

Các nhà lãnh đạo CNTT hoặc lãnh đạo doanh nghiệp thì thường khá vội vàng muốn bắt đầu một dự án, họ không dành thời gian để thu thập các yêu cầu của đơn vị kinh doanh, hoặc ước tính thời gian cần thiết để kiểm tra mức độ áp dụng, hoặc là đào tạo nhân viên. Đây là một trong các nguyên nhân dẫn đến thất bại trong chuyển đổi số. Khi ước tính về thời gian và chi phí vượt quá dự kiến, thì dự án chuyển đổi đã có tình hình không mấy khả quan ngay cả trước khi những con số hiệu quả đầu tư đầu tiên được báo cáo. Nếu bạn lập kế hoạch đúng đắn và đặt kỳ vọng một cách thực tế, dự án sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

9. Đánh giá công nghệ một cách cẩn thận

Hiệu quả đầu tư bị ảnh hưởng đáng kể bởi việc lựa chọn công nghệ. Đừng chỉ chọn công nghệ rẻ nhất để cải thiện hiệu quả đầu tư. Bạn có thể dễ dàng nhận ra là khi đầu tư nhiều vào một ứng dụng dễ quản lý hơn thì sẽ đem lại giá trị cao hơn: Tuy chi phí trả trước lớn hơn, nhưng chi phí hoạt động sẽ thấp hơn, làm tăng lợi tức theo thời gian.

Babuki sẵn lòng hỗ trợ, tư vấn anh/ chị về các thông tin thị trường hữu ích, đầu tư/ gọi vốn và giải pháp công nghệ. Anh/ chị có thể BẤM ĐỂ GỬI YÊU CẦU TỚI BABUKI. 

Nguồn: Searchcio

Babuki lược dịch và hiệu đính