Benchmarking: Định nghĩa, Phân loại & Phương pháp

Một số ứng dụng khác của công cụ này là:

• Tìm ra các quy trình kinh doanh thành công: người ta thường không rõ làm thế nào các công ty thành công đạt được hiệu suất vượt trội. Bằng cách quan sát và xem xét kỹ lưỡng các công ty như vậy, bạn có thể xác định các quy trình, kỹ năng hoặc năng lực đóng góp cho sự thành công của họ, và sau đó áp dụng các phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
• Tạo điều kiện cho việc chia sẻ kiến ​​thức: Kiến thức có được về những hoạt động thành công ở các doanh nghiệp khác có thể dễ dàng được truyền đạt cho nhân viên của bạn vì nó thực tế, có căn cứ và đã được chứng minh là hiệu quả.
• Đạt được lợi thế cạnh tranh: doah nghiệp của bạn có thể đạt được lợi thế cạnh tranh nếu áp dụng các phương pháp tốt nhất từ ​​các ngành hoặc doanh nghiệp khác. Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh nông sản hoàn toàn có thể học cách thức làm marketing online trên các kênh mạng xã hội mà các doanh nghiệp bán lẻ đồ tiêu dùng hay thời trang đã thực hiện để cải thiện doanh số và hiệu suất của mình.

Benchmarking là một trong những công cụ được công nhận và sử dụng rộng rãi nhất trong tất cả các công cụ chiến lược kinh doanh.

Phân loại các công cụ benchmarking

Có nhiều loại benchmarking khác nhau mà chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý có thể sử dụng. Tuominen và Bogan & English đã xác định 3 loại chính: benchmarking chiến lược, hiệu suất và quy trình.

Benchmarking hiệu suất liên quan đến việc so sánh các sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Theo Bogan & English, công cụ này chủ yếu tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tính năng, giá cả, tốc độ, độ tin cậy, thiết kế và sự hài lòng của khách hàng, nhưng nó có thể đo lường bất cứ thứ gì có số liệu đo lường được, bao gồm cả các quy trình. Benchmarking hiệu suất xác định chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà một doanh nghiệp cung cấp so với đối thủ cạnh tranh.

Benchmarking quy trình

Benchmarking quy trình là việc quan sát các công ty khác có hoạt động giống doanh nghiệp của bạn. Dựa vào đó, bạn xác định các phương pháp tốt nhất có thể áp dụng cho quy trình của mình nhằm cải thiện chúng. Benchmarking quy trình là một loại benchmarking riêng biệt, nhưng nó thường xuất phát từ benchmarking hiệu suất. Điều này là do các công ty thường xác định các điểm cạnh tranh còn yếu của sản phẩm hoặc dịch vụ trước, sau đó tập trung vào các quy trình chính để loại bỏ những điểm yếu đó.

Ví dụ: một doanh nghiệp sử dụng benchmarking hiệu suất và thấy rằng sản phẩm ‘’X’’ của họ vượt trội về tính năng, chất lượng sản xuất và thiết kế, nhưng đắt hơn sản phẩm “Y” của đối thủ cạnh tranh. Sau đó, họ xác định quy trình nào ảnh hưởng nhiều nhất vào giá thành sản phẩm, rồi tìm cách cải thiện chúng bằng cách xem xét các quy trình tương tự nhưng ít tốn kém hơn ở các công ty khác.

Phương pháp tiếp cận

Ngoài phân loại như trên, có 5 cách bạn có thể thực hiện benchmarking: nội bộ, bên ngoài, cạnh tranh, theo chức năng và benchmarking chung. Điều quan trọng là chọn cách tối ưu với doanh nghiệp của bạn vì nó giúp giảm chi phí hoạt động và cải thiện cơ hội tìm thấy tiêu chuẩn tốt nhất mà bạn có thể áp dụng.

Benchmarking nội bộ

Trong các tổ chức lớn, hoạt động ở các vị trí địa lý khác nhau hoặc quản lý nhiều sản phẩm và dịch vụ, các chức năng và quy trình giống nhau thường được thực hiện bởi các nhóm, đơn vị kinh doanh hoặc bộ phận khác nhau. Điều này thường dẫn đến việc một số quy trình được thực hiện rất tốt ở một bộ phận nhưng kém ở một bộ phận khác. Khi đó, tổ chức này sẽ dùng đến benchmarking nội bộ.

Benchmarking nội bộ được sử dụng để so sánh công việc của các nhóm, đơn vị hoặc bộ phận riêng biệt để xác định nhóm làm việc tốt hơn và chia sẻ kiến ​​thức trong toàn công ty nhằm đạt được hiệu suất cao hơn. Phương thức này gần đây thường được sử dụng bởi các công ty đã mở rộng về mặt địa lý nhưng chưa tạo ra các hệ thống chia sẻ kiến ​​thức phù hợp giữa các bộ phận. Nếu các hệ thống như vậy được đưa ra, thì không cần phải sử dụng benchmarking nội bộ để tìm ra những cách hoạt động tốt nhất .

Benchmarking bên ngoài và Benchmarking cạnh tranh

Một số tác giả sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau nhưng hai phương thức này có những điểm khác biệt.

Đầu tiên, benchmarking cạnh tranh đề cập đến quá trình một công ty so sánh mình với các đối thủ trong ngành. Trong khi đó benchmarking bên ngoài nhìn cả trong và ngoài ngành để tìm ra các thông lệ tốt nhất, do đó, bao gồm cả benchmarking cạnh tranh.

Thứ hai, benchmarking cạnh tranh, theo tác giả bài viết, sẽ chỉ được sử dụng với benchmarking hiệu suất để so sánh các sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp. Benchmarking cạnh tranh sẽ không đi cùng benchmarking chiến lược hoặc quy trình, bởi vì rất khó để tìm ra đối thủ cạnh tranh nào muốn chia sẻ thông tin nhạy cảm với bạn.

Trong khi đó, benchmarking bên ngoài là phương thức dễ sử dụng hơn do doanh nghiệp có cơ hội so sánh với các công ty khác ngoài ngành.

Benchmarking chức năng

Các cấp quản lý của các bộ phận sẽ thấy hữu ích khi phân tích được chức năng của họ hoạt động tốt như thế nào so với các chức năng tương ứng ở các công ty khác. Khá dễ dàng để xác định các bộ phận tiếp thị, tài chính, nhân sự hoặc vận hành hoạt động tốt nhất trong các công ty khác và áp dụng thực tiễn của họ vào từng bộ phận ở công ty mình.

Bằng cách này, các công ty có thể xem xét một loạt các tổ chức, và thay vì cải tiến các quy trình riêng biệt, họ có thể cải thiện toàn bộ các khu vực chức năng.

Benchmarking chung

Theo Kulmala, benchmarking chung tập trung vào việc so sánh các quy trình làm việc xuất sắc thay vì các hoạt động kinh doanh của một tổ chức cụ thể.

Ví dụ: công ty của bạn cố gắng cải thiện khả năng tiếp thị và benchmark với công ty ‘’A’’. Trong khi quan sát quy trình tiếp thị của công ty ‘’A’’, bạn cũng nhận thấy nguồn nhân lực của họ được quản lý tốt bằng cách phân tích dữ liệu lớn. Điều này giúp bạn có ý tưởng tạo ra một bộ phận chuyên thu thập và phân tích dữ liệu trong công ty mình để cải thiện đáng kể hiệu suất tổng thể của công ty.

Một ví dụ khác về benchmarking chung sẽ là so sánh các quy trình của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn tốt nhất thường được chấp nhận. Ví dụ, mọi tổ chức đều cố gắng trở thành một tổ chức học tập, bởi vì một tổ chức như vậy được trang bị tốt hơn để vượt qua các thách thức và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Khi so sánh mình với một số tiêu chuẩn chung, công ty của bạn đang sử dụng benchmarking chung.

Sơ đồ sau đây tóm tắt các loại và cách tiếp cận đối với benchmarking đã được đề cập ở trên:

Ưu điểm của benchmarking

• Dễ hiểu và sử dụng
• Nếu được thực hiện đúng cách, đây là hoạt động chi phí thấp mang lại lợi nhuận khổng lồ
• Mang ý tưởng sáng tạo cho công ty
• Cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách các công ty khác tổ chức các hoạt động và quy trình của họ
• Tăng nhận thức về chi phí và hiệu suất của doanh nghiệp so với các đối thủ
• Tạo điều kiện hợp tác giữa các đội, đơn vị và các bộ phận

Nhược điểm của benchmarking

• Bạn cần tìm một đối tác benchmarking
• Đôi khi không có số liệu để đo lường một quy trình
• Bạn có thể cần phải thuê chuyên gia tư vấn
• Nếu tổ chức của bạn không có kinh nghiệm về benchmarking, chi phí ban đầu có thể rất lớn
• Người quản lý thường chống lại những thay đổi cần thiết để cải thiện hiệu suất
• Một số hoạt động tốt nhất từ các công ty khác không thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn do có sự khác biệt về ngành nghề, phân khúc, mục tiêu, phong cách và văn hoá

Sử dụng benchmarking

Benchmarking được sử dụng rộng rãi bởi các tổ chức, nhưng không có quy trình chung nào về cách tiến hành. Mỗi tổ chức thực hiện benchmarking theo cách riêng của mình. Trước khi tiết lộ một số ví dụ, chúng tôi cung cấp cho bạn các hướng dẫn để thực hiện quá trình này dễ dàng hơn.

Hướng dẫn

1. Chỉ chọn các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hoạt động kém: So sánh các quy trình mà bạn giỏi sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc, và không mang lại kết quả mong muốn.
2. Xác định các số liệu hoặc quy trình cụ thể để đo lường: Đừng chọn các quy trình quá rộng và không thể đo lường.
3. Giúp toàn bộ nhân sự của bạn chuẩn bị cho sự thay đổi: Tổ chức của bạn phải vượt qua sự kháng cự trước thay đổi để triển khai các phương pháp mới tốt nhất.
4. Chọn đội ngũ có trình độ: Mặc dù benchmarking rất dễ sử dụng, nhưng bạn không nên chọn bất cứ ai để làm điều này. Nên chọn những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi và những người có kỹ năng thực hiện.
5. Tham gia vào các mạng lưới benchmarking và sử dụng phần mềm thích hợp để quá trình này diễn ra thuận lợi: Có nhiều mạng lưới benchmarking khác nhau, nơi các công ty tham gia có thể tìm đối tác benchmarking hoặc thu thập dữ liệu họ cần. Việc này giúp giảm chi phí và thời gian tìm kiếm dữ liệu phù hợp.
6. Tìm kiếm các tiêu chuẩn và ý tưởng tốt nhất ngay cả trong các lĩnh vực không liên quan: Nhiều khám phá quan trọng sẽ được thực hiện bằng cách quan sát các công ty hoàn toàn không liên quan đến tổ chức của bạn.

Bánh xe benchmarking

Mô hình bánh xe benchmarking là một quy trình 5 giai đoạn được tạo ra bằng cách quan sát hơn 20 mô hình khác.

Quy trình này khá đơn giản và bao gồm các giai đoạn sau:

• Lập kế hoạch: Xác định rõ ràng những gì bạn muốn so sánh và tìm số liệu thực tế tại doanh nghiệp của bạn cho từng hạng mục
• Tìm: Xác định đối tác benchmarking hoặc nguồn thông tin, nơi bạn sẽ có thể thu thập thông tin
• Thu thập: Chọn phương pháp để thu thập thông tin và dữ liệu cho các hạng mục bạn đã xác định ở bước 1 và tiến hành thu thập
• Phân tích: So sánh các số liệu và xác định khoảng cách về hiệu suất giữa công ty của bạn và tổ chức được quan sát. Cung cấp kết quả và đề xuất về cách cải thiện hiệu suất.
• Cải thiện: Thực hiện các thay đổi cho sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc chiến lược của bạn

Babuki sẵn lòng hỗ trợ, tư vấn anh/ chị về các thông tin thị trường hữu ích, đầu tư/ gọi vốn và giải pháp công nghệ. Anh/ chị có thể BẤM ĐỂ GỬI YÊU CẦU TỚI BABUKI. 

Nguồn: strategicmanagementinsight.com