ERP là giải pháp liên kết các chức năng khác nhau, chẳng hạn như kế toán, kiểm soát hàng tồn kho và nguồn nhân lực trên toàn bộ công ty. ERP giúp hỗ trợ điều kiện chia sẻ thông tin, lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định trên cơ sở toàn doanh nghiệp.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
ERP xuất hiện rõ nét vào giữa những năm 1990 và vẫn đang phát triển mạnh mẽ vào giữa những năm 2000 một thập kỷ sau đó. ERP rất được ưa chuộng bởi các nhà sản xuất lớn vào giữa cuối những năm 1990. Hầu hết các hệ thống ERP ban đầu bao gồm các máy vi tính lớn và các chương trình phần mềm tích hợp các hệ thống nhỏ hơn, được sử dụng trong các bộ phận khác nhau của một công ty.
Vì các hệ thống ERP ban đầu có thể có giá lên tới 2 triệu USD và mất tới 4 năm để triển khai, thị trường chính cho các hệ thống này là các công ty trong Fortune 1000. Dorien James và Malcolm L. Wolf viết trên tờ McKinsey Quarterly:
Trong suốt những năm 1990, hầu hết các công ty công nghiệp lớn đã cài đặt hệ thống ERP. Đó là các ứng dụng máy tính lớn cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả các hoạt động của mình (tài chính, lập kế hoạch các yêu cầu, nhân lực và thực hiện đơn hàng) trên cơ sở chỉ một hệ thống dữ liệu doanh nghiệp tích hợp.
ERP hứa hẹn sẽ cải thiện rất nhiều về hiệu quả, ví dụ, khoảng thời gian ngắn hơn giữa các đơn đặt hàng và thanh toán, yêu cầu sự tham gia của nhân viên văn phòng thấp hơn, giảm hàng tồn kho và dịch vụ khách hàng được cải thiện. Trong suốt thập kỷ, được thúc đẩy bởi những ưu điểm này, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đã đầu tư khoảng 300 triệu USD vào ERP.
Đến cuối những năm 1990, doanh số của các hệ thống ERP bắt đầu chậm lại. Một số nhà sản xuất đã gặp phải vấn đề trong triển khai. Các yếu tố khác cũng bắt đầu ảnh hưởng đến hệ thống ERP cả trong thiết kế và triển khai. Nhiều công ty đã phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp và bắt đầu tiến hành kinh doanh qua Internet với quy mô lớn. Các mạng lưới nhỏ dựa trên PC (máy vi tính cá nhân) trở nên nhanh hơn, linh hoạt hơn và rẻ hơn so với các máy vi tính lớn.
Sau sự phục hồi chậm chạp từ suy thoái kinh tế xảy ra vào những năm 2000, ERP đã trở nên gắn bó hơn rất nhiều với các hệ thống dựa trên web, cũng đã thúc đẩy nó trở lên hứa hẹn một lần nữa. Ví dụ, vào năm 2006, tạp chí American Banker đã thăm dò các chuyên gia về ngân hàng, những người coi ERP là một công cụ mới trong thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, với các ERP giao tiếp với nhau qua Web.
Ưu điểm và hạn chế của ERP
Khi ý tưởng này được giới thiệu lần đầu tiên, ERP là một giải pháp hấp dẫn cho nhiều công ty lớn bởi vì nó cung cấp rất nhiều ứng dụng tiềm năng. Ví dụ, cùng một hệ thống có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu cho một sản phẩm, đặt hàng nguyên liệu thô cần thiết, thiết lập lịch trình sản xuất, theo dõi hàng tồn kho, phân bổ chi phí và các cách thức đo lường chỉ số tài chính quan trọng của dự án.
ERP “hoạt động như một xương sống lập kế hoạch cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của công ty”, Gary Forger viết trong Quản lý nguyên vật liệu hiện đại. “Hệ thống còn liên kết các quy trình khác nhau bằng cách sử dụng dữ liệu từ toàn công ty. Ví dụ, một hệ thống ERP điển hình quản lý các chức năng và hoạt động khác nhau như hóa đơn nguyên vật liệu, nhập đơn hàng, mua hàng, tài khoản phải trả, nguồn nhân lực và kiểm soát hàng tồn kho.
Đó chỉ là một vài trong số 60 phân hệ (module) có sẵn. Khi cần, ERP cũng có thể chia sẻ dữ liệu từ các quy trình này với các hệ thống phần mềm doanh nghiệp khác.” Một lợi ích quan trọng khác của hệ thống ERP là chúng cho phép các công ty thay thế một loạt các ứng dụng máy tính phức tạp bằng một hệ thống tích hợp duy nhất.
Mặc dù có những lợi ích tiềm năng này, tuy nhiên, các hệ thống ERP vẫn tiếp tục là một sự đầu tư lớn (chi phí cao). Việc triển khai đòi hỏi các cam kết về thời gian đáng kể từ bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) của công ty hoặc các chuyên gia bên ngoài. Ví dụ, một bài báo trên Computing trích dẫn một cuộc khảo sát 100 doanh nghiệp, cho thấy chỉ có 5% các nhà quản lý CNTT “có thể cài đặt các gói ERP ngay lập tức.”
Mặt khác, chỉ có 9% báo cáo công việc chuyển biến rất đáng kể. Ngoài ra, vì các hệ thống ERP ảnh hưởng đến hầu hết các phòng ban lớn trong một công ty, chúng có xu hướng tạo ra những thay đổi trong nhiều quy trình kinh doanh. Do đó, việc triển khai ERP đòi hỏi các quy trình mới, đào tạo nhân viên và cả hỗ trợ kỹ thuật và quản lý.
Kết quả là, nhiều công ty nhận thấy sự thay đổi sang ERP là một quá trình chậm chạp và đau đớn. Khi giai đoạn triển khai hoàn tất, một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc định lượng lợi ích họ có được từ ERP.
Giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ
Khi doanh thu kinh doanh hệ thống ERP cho các công ty sản xuất lớn bắt đầu chậm lại, một số nhà cung cấp đã thay đổi trọng tâm sang các công ty nhỏ hơn. Theo khảo sát của nghiên cứu của AMR, được báo cáo trong Quản lý Nguyên vật liệu hiện đại, thị trường chung cho các hệ thống ERP đã tăng 21% trong năm 1998, mặc dù thực tế là doanh thu cho các công ty có doanh thu lớn hơn 1 tỷ USD đã giảm 14% trong cùng kỳ.
Constance Loizos lưu ý trong Industry Week:
Các ứng dụng ERP không còn chỉ là công cụ của các tập đoàn lớn. Trong khi các công ty sản xuất hàng tỷ USD hiện đang hoàn thành việc triển khai ERP, thì công ty quy mô cỡ trung bình chứng kiến các quy trình kinh doanh của các đơn vị dẫn đầu thị trường sản xuất được cải thiện. Qua đó, các công ty này cũng bắt đầu điều chỉnh các hoạt động của chính đơn vị mình”.
Nếu không có sự điều chỉnh này, cạnh tranh là một điều không thể thực tế. Thế giới kinh doanh đang tiến gần hơn tới một mô hình hợp tác hoàn toàn, và điều đó có nghĩa là các công ty phải ngày càng chia sẻ với các nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng của họ những thông tin nội bộ mà từng được bảo mật rất mạnh mẽ.
Tất nhiên, các công ty vừa và nhỏ cũng như những công ty liên quan đến dịch vụ có các nguồn lực, cơ sở hạ tầng và nhu cầu khác so với các tập đoàn công nghiệp lớn, thị trường ban đầu của hệ thống ERP. Các nhà cung cấp phải tạo ra một thế hệ phần mềm ERP mới dễ cài đặt hơn, dễ quản lý hơn, yêu cầu ít thời gian thực hiện hơn và đòi hỏi chi phí bắt đầu sử dụng thấp hơn.
Nhiều trong số các hệ thống mới này có tính phân hệ (module) hơn, cho phép cài đặt để triển khai theo từng bước nhỏ hơn với sự hỗ trợ ít hơn từ các chuyên gia công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp nhỏ khác lựa chọn dịch vụ thuê ngoài cho nhu cầu ERP từ các nhà cung cấp.
Đối với một khoản chi phí cố định, nhà cung cấp sẽ cung cấp công nghệ và nhân viên hỗ trợ cần thiết để triển khai và duy trì nó. Tùy chọn này thường dễ dàng và rẻ hơn so với việc mua và triển khai toàn bộ hệ thống, đặc biệt khi phần mềm và công nghệ dường như đã trở nên lỗi thời trong vòng vài năm.
ERP và Internet
Một xu hướng khác trong phát triển và sử dụng ERP liên quan đến các nhà cung cấp làm cho phần mềm có sẵn cho các doanh nghiệp trên Internet. Được biết đến như là “ERP thông qua máy chủ” hoặc “ERP được triển khai trên web”, xu hướng này cũng đã góp phần làm cho các hệ thống ERP có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Khi một công ty chọn chạy hệ thống ERP của mình thông qua máy chủ lưu trữ dựa trên web, phần mềm không được mua hoặc cài đặt tại công ty khách hàng.
Thay vào đó, nó nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, nơi khách hàng truy cập thông qua kết nối Internet. “Thay vì triển khai ERP tại nhiều công ty khách hàng và phát sinh chi phí của nhiều máy chủ cần thiết để chạy phần mềm, ERP được triển khai trên Web tập trung các hệ thống lại,” Forger lưu ý. “Sử dụng Web để truy cập một hệ thống ERP duy nhất tại một địa điểm trung tâm, các công ty có thể giảm đầu tư CNTT trên 2 khía cạnh: phần cứng và nhân sự.”
Vận hành hệ thống ERP trên máy chủ giúp giải phóng các doanh nghiệp nhỏ khỏi nhu cầu mua máy vi tính lớn hoặc thuê các chuyên gia công nghệ thông tin để hỗ trợ hệ thống. Ngoài ra, sự sắp xếp này cho phép các công ty khách hàng tiết kiệm tiền bằng cách chỉ trả cho các ứng dụng ERP mà họ sử dụng thay vì phải mua một số phân hệ nhất định.
Trên thực tế, các nhà cung cấp ERP đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (application service providers – ASP) cho một số công ty khách hàng. James và Wolf giải thích:
Các hệ thống được cung cấp bởi ASP đặc biệt hấp dẫn đối với các công ty khởi nghiệp khi các công ty không thể dự đoán một cách đáng tin cậy khối lượng kinh doanh trong tương lai của mình, không đủ khả năng chi trả cho các hệ thống ERP hạng nhất và không muốn liên tục thay thế hệ thống rẻ hơn, kém khả năng hơn khi kinh doanh của công ty phát triển.
ERP mở rộng theo chuỗi cung ứng
Các hệ thống ERP truyền thống có liên quan đến việc tự động hóa các quy trình và kết nối các hệ thống thông tin khác nhau trong một doanh nghiệp kinh doanh. Nhưng vào cuối những năm 1990, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển hướng tập trung ra bên ngoài, hướng tới sự hợp tác và tạo liên kết công nghệ với các công ty khác trong chuỗi cung ứng.
Richard Adhikari viết trong Industry Week:
Ngày càng nhiều, các nhà sản xuất ở các nước phát triển đang trở thành một phần của dây chuyền thiết kế và sản xuất của khách hàng. Lập kế hoạch chặt chẽ đòi hỏi tự động hóa chuỗi cung ứng và chức năng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và triển khai các liên kết truyền thông online.
Các nhà cung cấp ERP đã đáp ứng xu hướng này bằng cách tích hợp các hệ thống ERP với các loại ứng dụng khác, như thương mại điện tử và thậm chí với mạng máy vi tính của các nhà cung cấp và khách hàng. Các hệ thống ERP được kết nối này được gọi là giải pháp doanh nghiệp mở rộng.
Hệ thống ERP đã được mở rộng để bao gồm một số chức năng mới. Ví dụ, các chức năng tích hợp ứng dụng, liên kết ERP với các hệ thống phần mềm khác có ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Các chức năng hiển thị cung cấp cho các công ty một cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho và trạng thái của nó khi di chuyển qua chuỗi cung ứng. Phần mềm lập kế hoạch chuỗi cung ứng giúp tạo ra các kế hoạch tối ưu để sản xuất và giao hàng.
Tương tự, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tùy chỉnh cách thức mà nhà cung cấp giao dịch với từng khách hàng riêng lẻ. ERP cũng đã được điều chỉnh để hỗ trợ thương mại điện tử bằng cách tạo điều kiện thực hiện và giao nhận đơn hàng, đơn giản hóa quy trình mua sắm điện tử và theo dõi thông tin về khách hàng và đơn đặt hàng của họ.
Lựa chọn nhà cung cấp ERP
Các nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực này là SAP của Đức; Oracle; J.D. Edwards; PeopleSoft; và Baan của Hà Lan. Nỗ lực tiếp thị của các nhà cung cấp hàng đầu tiếp tục tập trung vào các khách hàng doanh nghiệp lớn và tập trung vào tự động hóa sản xuất, phân phối, nguồn nhân lực và hệ thống tài chính. Nhưng nhiều nhà cung cấp nhỏ hơn đang hoạt động trên thị trường phục vụ các khách hàng doanh nghiệp nhỏ hơn và tập trung vào các ứng dụng thích hợp.
Một loạt các yếu tố để các doanh nghiệp nhỏ cân nhắc trong việc lựa chọn nhà cung cấp ERP. Việc triển khai một hệ thống ERP là một quyết định lớn về công nghệ thông tin đòi hỏi thời gian và nguồn lực, vì vậy các công ty không nên vội vàng trong lựa chọn nhà cung cấp. Thay vào đó, các doanh nghiệp nhỏ cần đánh giá nhu cầu của mình một cách cẩn thận và đưa ra một danh sách các vấn đề kinh doanh mà họ mong đợi hệ thống ERP sẽ giúp họ giải quyết.
Các công ty cũng cần nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp ERP tiềm năng, không những xem xét danh tiếng của họ trong ngành mà còn kiểm tra các tài liệu tham khảo và tham vấn các khách hàng trước đó. Nhà cung cấp được chọn cần phải phù hợp với kế hoạch phát triển và mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp nhỏ.
Các yếu tố giúp triển khai ERP thành công
Khi một doanh nghiệp nhỏ đã quyết định cài đặt hệ thống ERP và chọn nhà cung cấp, có một số bước công ty có thể thực hiện để đảm bảo triển khai thành công. Việc triển khai ERP có nhiều khả năng thành công hơn nếu công ty định vị ERP là một vấn đề kinh doanh chiến lược và tích hợp nó với nỗ lực thiết kế lại quy trình.
Tất nhiên, hệ thống ERP phải phù hợp với chiến lược chung của công ty và giúp công ty phục vụ khách hàng của mình. Cũng có thể hữu ích để tìm một nhà lãnh đạo đam mê cho dự án và chọn một nhóm dự án chuyên dụng, đa chức năng. Chủ doanh nghiệp nhỏ nên chắc chắn rằng những cá nhân này có quyền đưa ra quyết định về quy trình triển khai ERP.
Các công ty cần triển khai dự án trong các giai đoạn ngắn, tập trung, nhắm mục tiêu để tạo ra cảm giác cấp bách. Có thể hữu ích để bắt đầu với các hệ thống cơ bản nhất và sau đó mở rộng sang các khu vực chức năng khác. Sử dụng các kỹ thuật quản lý thay đổi để quản lý nhiều chiều nhân sự tham gia dự án, vì ERP đòi hỏi rất nhiều sự hỗ trợ từ các khu vực bị ảnh hưởng của công ty.
Cuối cùng, một khi hệ thống ERP được đưa vào hoạt động, các công ty cần diễn giải dữ liệu được thu thập cẩn thận và chính xác nếu hệ thống đóng góp vào kế hoạch kinh doanh.
Source: Inc
Babuki lược dịch và hiệu đính
Giải pháp ERP